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E-Learning in der praktischen Anwendung

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen?

Der Einstieg ins E-Learning: Bildungsexpertin Sünne Eichler erklärt, wie Unternehmen mit Hilfe professioneller Beratung und einer klaren Strategieplanung unnötige Fehlinvestitionen vermeiden.

Die Digitalisierung hat in den meisten Unternehmen zu Kostenreduktion und Effizienzsteigerung beigetragen: Computer arbeiten genauer und schneller als es eine manuelle Datenverarbeitung erlaubt. Digitale Steuerung von Maschinen sorgt für hohe Präzision und fast unbegrenzte Belastbarkeit. Genau diese Erwartung haben Entscheider, wenn es bei der Mitarbeiterfortbildung um das Thema E-Learning geht. Durchaus berechtigt: E-Learning bietet räumliche und zeitliche Flexibilität. Kosten für Anreise und Unterbringung der Mitarbeiter wie bei Präsenzseminaren entfallen. Und die Inhalte vieler E-Learning-Programme lassen sich beliebig oft wiederholen.

Vor dem Erfolg steht die Investition – und eine Strategie

Die Vorteile sind also vielfältig. Doch allzu leicht wird dabei übersehen, dass auch die IT-Umstellung seinerzeit mehr als eine Geldsumme forderte: Genauso war zu überlegen, wo und wie der Gebrauch eines Computers sinnvoll ist.

„Nur allzu häufig investieren Unternehmen zuerst in Technologie“, sagt Sünne Eichler. „Besser wäre es, sich vorher über die methodisch-didaktischen Anforderungen und notwendigen Lernformen Gedanken zu machen, um moderne Bildungskonzepte sinnvoll umsetzen zu können. Danach muss man klären, was die Organisation überhaupt leisten kann.“ Eichler, Inhaberin der Sünne Eichler Beratung für Bildungsmanagement, ist seit über 20 Jahren in der Weiterbildungsbranche. Sie berät und begleitet Unternehmen bei Bildungsprojekten, so auch beim Thema E-Learning- und Blended Learning-Projekten.

Die Entscheider müssten sich, so Eichler, zugunsten des richtigen Einsatzes von E-Learning auf Herausforderungen einstellen, die Zeit und Überlegungen kosten. Und, ja: auch Geld.

Denn wenn E-Learning in Unternehmen zum „Rohrkrepierer“ wird, stecken oft die selben Fehler dahinter:

  • Fehler 1: Die Maßnahme wird von oben beschlossen und die Mitarbeiter und andere Stakeholder weder befragt noch miteinbezogen. Die Folge: Viele können oder wollen sich nicht auf das Training am Computer einlassen. Die Aufgaben werden „abgearbeitet“: pflichtgemäß, jedoch unmotiviert. Der Lerneffekt: gleich null.
  • Fehler 2. Das Investitionsvolumen wird zu gering angesetzt. Die „Sparversion“ ist von schlechter Qualität, bringt nicht den gewünschten Effekt und das Thema E-Learning wird damit als „Fehlinvestition“ abgehakt.
  • Fehler 3:  Das Projekt ist nicht in den laufenden Betrieb eingebunden und nicht an der Arbeitsrealität orientiert. Eine Evaluation findet nicht statt. Folge: Das E-Learning läuft eine Zeitlang unbeobachtet mit und versickert dann.

Eine professionelle Beratung vermeidet Fehlstarts

Zweifellos: Um solche Fehlstarts zu vermeiden, ist die Beratung durch kompetente Bildungsexperten unerlässlich. Diese kennen die Fallstricke – und stellen die richtigen Fragen zugunsten einer individuellen Lösung.

Für Bildungsberaterin Eichler steht Transparenz und Kommunikation im Mittelpunkt einer Strategie. „Wichtig ist es, alle Stakeholder in das Projekt mit einzubeziehen“ sagt Eichler. Natürlich seien dabei die Lerner besonders wichtig – aber auch die direkten Vorgesetzten und die Trainer. „Und natürlich ganz entscheidend: das Management. Dieses muss die Bedeutung des Themas tatsächlich verstehen. Denn mit E-Learning geht ein Wandel der Lernkultur einher“, sagt Eichler. Wie Eichler es beschreibt: Von „Ich sage Dir, wann Du was lernst“ hin zum „selbstverantwortlichen Lernen: was, wann und wo entscheidet der Lerner selbst“.

Vertrauensentwicklung gehört also dazu, genauso wie Eigenverantwortung: „Der Lerner soll künftig seinen individuellen Lernpfad bekommen und nicht per Gießkannenprinzip ‚beschult werden’.“

Neben einer Budgetplanung, so Eichler, sollten sich die Verantwortlichen die Zeit nehmen, ein sauberes Konzept aufzusetzen. „Das Konzept wird an den strategischen Unternehmenszielen ebenso orientiert sein wie am Lernbedarf der Mitarbeiter und den Anforderungen der Stakeholder“, betont die Bildungsexpertin.

Je mehr Lerner, umso günstiger wird eine Lösung

Für den Fehler 3 hat Eichler gleich einen entscheidenden Rat parat:  „Man muss unbedingt im Blick haben, dass E-Learning sich aus dem temporären Projekt-Status befreit und Teil des Unternehmensprozesses wird.“

Klar, bei der Planung stehen natürlich auch technischen Voraussetzungen auf dem Zettel: Haben alle Teilnehmer einen Internetzugang? Sind sie mit einem leistungsfähigen Computer ausgestattet? Oder mit einem Laptop oder Tablet, wenn vereinbart wird, dass sie in ihrer Freizeit, im Home-Office oder unterwegs üben?

Es könne für einen Betrieb nötig sein, so Eichler, in ein Learning Management System zu investieren. Auf dieser Plattform –  abrufbar auf einer Cloud oder gehostet auf dem Firmenserver – können die Mitarbeiter die Schulungseinheiten absolvieren. Dass die Entwicklung einer Software oder ihre Lizenz nicht gratis zu haben ist, steht außer Frage. Langfristig dennoch eine kluge Investition: Ein maßgeschneidertes Trainingsprogramm etwa über Arbeitssicherheit oder Führung kann etliche Generationen von Mitarbeitern kostengünstig qualifizieren.

Datenschutz: Beim E-Learning ein wichtiges Thema

Zu klären sind auch datenschutzrechtliche Fragen. Denn wird vom Mitarbeiter ein Profil angelegt, mit dem er sich einloggt und in dem seine Lernleistungen dokumentiert sind, muss das im Unternehmen mit den Beteiligten und ganz besonders mit dem Betriebsrat geklärt werden. Mit diesem wird dann entschieden, was mit personenbezogenen Daten geschieht. Mit der EU-Datenschutzrichtlinie 2018 erfährt dieses sensible Thema eine zusätzliche Komplexität: Hier ist ein Experte, idealerweise der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen, gefragt.

Und ganz wichtig: Es muss geklärt werden, ob die Mitarbeiter überhaupt bereit sind, mit einem E-Learning-Programm zu arbeiten. Sicherlich ist Kompetenz am Computer gefragt – doch die lässt sich lernen. Wird E-Learning jedoch von Mitarbeitern abgelehnt, wird es schwierig.

Auch hier empfiehlt Eichler: Alle Stakeholder ins Boot holen und die Ziele klar kommunizieren. „Gerade den Betriebsrat gilt es frühzeitig einbinden und über das geplante Projekt aufklären. Oft entsteht Ablehnung und Skepsis schlichtweg aus Unwissenheit.“ Es lohne sich also, den Betriebsrat entsprechend zu unterstützen, Wissen über E-Learning aufzubauen.

Werden Mitarbeiter in der Freizeit lernen?

Weitere Fragen einer Strategieentwicklung: Wie viel ist man bereit, für so eine elektronische Lösung zu investieren? Wer wird künftig die Lernenden und die Lernplattform betreuen? Dazu Eichlers Rat: „Es gilt, vor allem die Trainer zu qualifizieren, damit sie mit den neuen Lernformen wie WBTs oder Virtuellen Klassenräumen (VC) vertraut sind. Hier tun sich für Trainer neue Chancen auf.“

Und weiter: Ist man bereit, Abstriche bei der Arbeitszeit zu machen, in der die Mitarbeiter künftig mit der Software lernen? Die simple Regelung „Lernzeit ist gleich Arbeitszeit“ könnte laut Bildungsexpertin Eichler helfen, mehr Flexibilität ins Lernen zu bringen. Im Vergleich lohnt sich Großzügigkeit fast immer: Bei einem Präsenztraining ist ein Mitarbeiter mit Übernachtungen oft mehrere Tage nicht im Einsatz, verursacht Reisekosten – und das manchmal jedes Jahr.

Zudem sollen in die Strategieplanung die Zielgruppe, die Inhalte, und der Bedarf Eingang finden: Welche Themen treten häufig auf und machen als E-Learning mehr Sinn denn als Präsenztraining? Je mehr Mitarbeiter eine bestimmte Schulung absolvieren, umso ökonomischer.

Welche Kompetenzen sollen vermittelt werden?

In einem nächsten Schritt wird entschieden, welche Medienangebote in Frage kommen: ob CBT (Computerbased Training via CD-ROM oder USB-Stick), ob ein WBT (Web Based Training im Internet oder Intranet), ob eine mobile Version, ob Kommunikationstools wie Mail oder Chat eingebunden werden sollen, ob es mit Präsenzelementen kombiniert wird (Blended Learning) und ob das Angebot personalisiert wird.

Viele Inhalte werden heute von Bildungsanbietern „gebrauchsfertig“ angeboten – hier empfiehlt sich ein Blick ins Portfolio der Akademien. Auch dabei sollte ein Unternehmen das professionelle Beratungsangebot in Anspruch nehmen, um „Lehrgeld“ zu vermeiden.

 „Letztlich ist es immer eine kluge Entscheidung, in das Knowhow der Mitarbeiter investieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen, um den Lerner flexibel das für ihn notwendige Lernangebot zu machen“, sagt Eichler.

Denn wirklich erfolgreiche Unternehmen macht heute nicht der Maschinenpark aus, sondern der Wissensvorsprung.