© kasto80 | iStock
Zehn Fragen an ...

„Menschen, die ganz real mit ihrem Gegenüber reden“

Zehn Fragen an Ute Alius, Leiterin des Bereichs Tagungen und Kongresse bei der TÜV SÜD Akademie.

1. Was macht eine gute Tagung oder eine gute Konferenz aus?

Bei einer Tagung treffen sich echte Experten, und wenn unter diesen dann ein reger Austausch stattfindet, kann man eine Tagung als Erfolg bezeichnen. Denn das ist das Ziel: Die Teilnehmer haben ähnliche Probleme, einen ähnlichen Arbeitsalltag und ähnliche Aufgabenstellungen. Unser Job ist es, für die richtige Themenauswahl zu sorgen – die Mischung macht’s. Wir brauchen genügend Theorie-Futter, aber auch entsprechend praktische Anwendungsfälle.

Bei der Auswahl der Referenten achten wir auf eine hohe Bandbreite: Leute aus der Praxis sind genauso wertvoll wie Behörden, Hersteller – und unsere Fachleute vom TÜV SÜD. Natürlich auch nicht unwichtig: eine angenehme, familiäre Atmosphäre. Nur wenn sich die Teilnehmer wohlfühlen, können sie kreativ und kommunikativ agieren.

2. Wie lange dauert die Organisation solch einer Tagung?

In der Regel planen wir die Termine mit etwa einem Jahr Vorlauf. Da wir inzwischen sehr viel Erfahrung haben, können wir die Vorbereitungen recht genau beziffern: Zwischen 200 und 300 Stunden müssen wir pro Veranstaltung ansetzen. Denn es hängen eine Menge Aufgaben dran. Konzeption, Marktrecherche, eine Risikoabschätzung und die Budgetierung. Wir müssen die Tagung vermarkten, Referenten anfragen, Unterlagen für die Teilnehmer erstellen. Auch scheinbar nebensächliche Dinge kosten Zeit, wie etwa Räume, Catering und Tagungstechnik organisieren. Und es gibt immer wieder Faktoren, die im Einzelfall den Aufwand erhöhen: etwa, ob eine Tagung international – also mehrsprachig – ist oder nicht.

3. Inwieweit sind digitale Medien bei Tagungen der TÜV SÜD Akademie von Bedeutung?

Inhaltlich ist die Digitalisierung bei allen Tagungen ein wichtiges Thema, klar. Fast immer sind ein bis zwei Vorträge dabei, in denen es um den digitalen Wandel geht. Kein Wunder, denn wir erleben hier eine echte Revolution, die alle Lebensbereiche betrifft. Dabei ist das Format Tagung eigentlich das Gegengewicht zur Online-Welt: Hier trifft man noch richtige Menschen, die ganz real mit ihrem Gegenüber reden. Aber auch das ist wichtig, wenn man sich mit der Digitalisierung beschäftigt. Wir experimentieren mit digitalen Formaten: Man kann etwa einen Referenten online zuschalten, der sich gerade am anderen Ende der Welt befindet. Aber das ist nicht die Regel – und soll es auch nicht sein. Digitalen Medieneinsatz erleben unsere Teilnehmer eher unspektakulär im Vorfeld: Online-Anmeldungen, digitalisierte Abfragen bezüglich ihrer Wünsche, die Tagungshomepage als „Digitalraum“, in dem Angebot und Nachfrage zueinander finden. Aber das sind heute fast schon selbstverständliche Angebote.

4. Die Liste Ihrer Referenten und Komitee-Mitglieder liest sich wie ein Who-is-Who der deutschen Wirtschaft. Wie bekommen Sie so hochkarätige Partner?

So ein Netzwerk entsteht nicht von heute auf morgen. Unsere Tagungsthemen werden meist in Zusammenarbeit – also zwischen fachlichem Partner und Organisationspartner – mit verschiedenen TÜV SÜD Gesellschaften aufgebaut. Gelegentlich werden auch externe Experten im Rahmen von beratenden Programmausschüssen miteinbezogen. Was uns natürlich sehr hilft, um diese Experten zu gewinnen, ist die hohe Kompetenz der entsprechenden TÜV SÜD Gesellschaft. Beziehungsweise: der allgemein gute Name von TÜV SÜD. Mit den Jahren bildet sich aus Teilnehmern, Ausschüssen und Veranstaltern idealerweise eine eingeschworene „Community“, denn nicht selten führen wir erfolgreiche Tagungsreihen über Jahrzehnte hinweg durch. So werden bei uns aus Teilnehmern Referenten oder aus Referenten Programmausschussmitglieder.

5. Das Spektrum der Themen reicht von Medizintechnik über Druckbehälter, Korrosionsschutz bis zu Fliegende Bauten. Kann das einer allein alles verstehen?

Nein, natürlich nicht. Aber wenn man sich lange damit beschäftigt, Themen und ihr Umfeld zu präsentieren, entwickelt man die Fähigkeit, möglichst viele Aspekte und Facetten zu beleuchten. So wie ein Journalist, der über Geschichte fundiert schreibt, auch kein Historiker sein muss. Wir als Organisatoren haben eher eine Moderatorenrolle. Nichtsdestotrotz ist unser Team so aufgestellt, dass jeder seine spezifischen Fachgebiete hat, über das er ein gewisses Wissen hat und dieses auch ständig ausbaut.

6. Wie entwickeln Sie die Idee eines Tagungsprogramms?

Das ist sehr unterschiedlich: Anregungen für neue Tagungen kommen zum Teil von
unseren Teilnehmern selbst, den TÜV SÜD Fachabteilungen oder aus unserer eigener Recherche.

7. Was ist der Worst Case bei so einer großen Veranstaltung?

Wenn einzelne Referenten ausfallen, ist das meist nicht so tragisch: Nicht selten schicken uns Redner Stellvertreter. Ein Defekt der Ton- und Projektionstechnik ist extrem unangenehm. Großereignisse dagegen können eine internationale Tagung durchaus beeinträchtigen: Als 2010 in Island der Vulkan Eyjafjallajökull ausbrach, fiel der komplette Flugverkehr USA–Europa praktisch aus.
 In so einer Situation ist man leider machtlos. Aber man lernt damit umzugehen und Lösungen zu finden. Manchmal muss man dann drastische Entscheidungen fällen. 2011 haben wir nach dem Reaktorunfall in Fukushima eine ausgebuchte Kerntechnik-Tagung komplett abgesagt: Keiner hätte zu dieser Zeit, in dieser Schockstarre, irgendwas Vernünftiges zu dem Thema beitragen können.

8. Das klassische Hollywoodklischee eines Kongresses: hunderte von Nerds, die sich zur großen Sause treffen: Gibt es das tatsächlich?

An dem Klischee ist tatsächlich ein bisschen was dran – erfreulicherweise. Unter unseren Teilnehmer sind viele Nerds, oder man könnte auch sagen „Spezialisten auf ihrem Gebiet“. Aber die können nicht nur forschen, sondern auch feiern! Das ist gut so, denn diese soziale Komponente ist wichtig. Wer ein paar Tage thematisch sehr tief in eine komplexe Materie eintaucht, muss auch mal entspannen können.

9. Was genau bringt eigentlich eine Tagung? Man könnte sich das doch auch anlesen.

Es gibt zu vielen unserer Themen wenig aktuelle Literatur und kaum Online-Angebote. Neue Erkenntnisse werden erst im Fachkreis einer Tagung diskutiert, bevor sie in der Presse und im Internet auftauchen. Außerdem bringt der persönliche Austausch weitaus mehr.
Was, glauben Sie, bringt Ihnen den größeren Erfolg: Vier Stunden als Einzelkämpfer am Computer sitzen und recherchieren oder der Besuch einer Tagung mit hochklassigen Vorträgen, einer Abendveranstaltung unter netten Kollegen mit wertvollen Gesprächen und dem Besuch einer hochklassigen Fach-Ausstellung? Ich tippe auf das zweite. Nicht zu vergessen sind die neuen Geschäftskontakte, die man dabei bekommt.

10. Wohin geht die Zukunft bei Tagungen – kommt man in zehn Jahren noch räumlich zu einem Thema zusammen?

Ich persönlich glaube nicht an Mischformen aus Online und Präsenz bei Tagungen. Entweder man kommt richtig zusammen oder gar nicht. Das ist bei unserem Bereich völlig anders als bei Seminaren oder Webinaren. Aber die entscheidende Frage ist natürlich, wie sich die Reisebereitschaft der Teilnehmer in Zukunft entwickelt. Und inwieweit externe Faktoren – wie etwa die Sicherheitslage – das Reisen noch möglich machen. Wir konnten uns in den vergangenen Jahren sehr frei auf der Welt bewegen: Hoffen wir, dass dies weiterhin so bleibt.

Zur Person

Ute Alius, Jahrgang 1965, leitet den Bereich Tagungen und Kongresse bei der TÜV SÜD Akademie. Nach zwei sehr unterschiedlichen Studienabschüssen (Fremdenverkehrswirtschaft und Slawistik /Literaturwissenschaft) ist sie seit 1997 bei der TÜV SÜD Akademie. Privat ist sie Fan von Wagner-Opern und Champions League-Spielen mit spanischer Beteiligung.
Motto: „Wer nicht weiß, wohin er geht, der erreicht mit jedem Schritt sein Ziel.“ (entlehnt aus Wolfgang Herrndorf: „Sand“)